Memilih Platform Terbaik untuk Kebutuhan Publikasi Akademik Anda

Dalam dunia akademik dan penelitian modern, teknologi digital telah merevolusi cara pengetahuan diciptakan, dikelola, dan disebarluaskan. Dua platform open-source yang sangat menonjol dalam ekosistem ini adalah Open Journal Systems (OJS) dan EPrints. Meski keduanya sering disebut dalam konteks yang mirip—yakni mengelola konten akademik—pada hakikatnya, mereka dibangun untuk tujuan dan alur kerja yang sangat berbeda. Memahami perbedaan mendasar ini adalah kunci bagi institusi, penerbit, atau peneliti untuk memilih solusi yang paling tepat guna mendukung visi dan operasional mereka.

Artikel ini akan menggali secara mendalam karakteristik, kekuatan, dan aplikasi ideal dari OJS dan EPrints. Dengan pemahaman yang jelas, Anda dapat membuat keputusan strategis yang tidak hanya memecahkan masalah teknis saat ini, tetapi juga mendukung pertumbuhan dan dampak jangka panjang dari karya-karya akademik yang Anda kelola.

Mengenal Open Journal Systems (OJS): Mesin Penerbitan Jurnal yang Terintegrasi

Open Journal Systems (OJS) adalah aplikasi berbasis web yang dirancang khusus sebagai sistem manajemen jurnal daring (online). Dikembangkan pertama kali pada tahun 2001 oleh Public Knowledge Project (PKP) di Kanada, OJS hadir untuk mengotomatiskan dan mengelola seluruh siklus hidup penerbitan sebuah jurnal ilmiah, mulai dari pengajuan naskah hingga publikasi dan pengarsipan.

Filosofi dan Fungsi Inti OJS

Inti dari OJS adalah proses editorial yang ketat dan terstruktur. Platform ini berfungsi sebagai “mesin produksi” yang memfasilitasi alur kerja standar penerbitan jurnal bereputasi, yang melibatkan berbagai peran seperti penulis, editor, reviewer, pengelola layout, dan pembaca. Fungsi utamanya antara lain:

1. Manajemen Publikasi Jurnal Ilmiah: Mengelola seluruh tahapan, mulai dari penerimaan naskah, distribusi, peninjauan, penyuntingan, hingga penerbitan.
2. Otomatisasi Alur Kerja Editorial: Menyediakan sistem terintegrasi yang memungkinkan setiap aktor (penulis, editor, reviewer) bekerja sesuai perannya, mengurangi komunikasi manual melalui email dan meningkatkan efisiensi.
3. Mendukung Akses Terbuka (Open Access): OJS dirancang untuk mendukung prinsip open access, memungkinkan artikel disebarluaskan secara gratis kepada pembaca guna memperluas dampak penelitian.
4. Meningkatkan Visibilitas dan Standar Internasional: Sistem ini membantu mengoptimalkan metadata (mendukung DOI), serta memfasilitasi indeksasi jurnal ke database global seperti Google Scholar dan Directory of Open Access Journals (DOAJ).

Fitur-Fitur Khas OJS

Kekuatan OJS terletak pada fitur-fitur yang mendukung proses peer-review dan penerbitan yang profesional:

• Submission Management: Pintu masuk terpusat bagi penulis untuk mengirimkan naskah.
• Peer Review Tool: Sistem tersembunyi untuk reviewer mengevaluasi naskah, lengkap dengan opsi komunikasi tertutup dengan editor.
• Editorial Workflow: Dashboard yang memungkinkan editor melacak status setiap naskah, menugaskan reviewer, dan mengambil keputusan.
• Issue Management: Alat untuk menyusun artikel-artikel yang sudah diterima ke dalam terbitan (issue) dan volume tertentu.

Siapa Pengguna Ideal OJS?

OJS adalah solusi ideal bagi:

• Penerbit jurnal ilmiah (nasional maupun internasional) yang membutuhkan proses editorial yang standar dan transparan.
• Perguruan tinggi atau lembaga penelitian yang menerbitkan beberapa judul jurnal dan memerlukan platform terpusat.
• Masyarakat akademik yang ingin mendirikan jurnal baru dengan kredibilitas tinggi, mengingat OJS telah digunakan oleh lebih dari 25.000 jurnal di seluruh dunia.

Mengenal EPrints: Arsitek Repositori Digital Institusional

EPrints mengambil pendekatan yang berbeda. Platform yang pertama kali dikembangkan oleh University of Southampton, Inggris, pada tahun 2000 ini pada dasarnya adalah perangkat lunak open-source untuk membangun repositori digital berbasis web.

Filosofi dan Fungsi Inti EPrints

Jika OJS berfokus pada proses menuju publikasi, EPrints berfokus pada pengarsipan dan penyebaran hasil publikasi maupun karya akademik lainnya. Tujuan utamanya adalah menciptakan pusat arsip digital terpusat bagi sebuah institusi. Fungsi utamanya meliputi:

1. Penyimpanan dan Pemeliharaan Aset Digital: Sebagai tempat untuk mendokumentasikan, menyimpan, dan melestarikan berbagai output digital institusi secara teratur.
2. Membuka Akses terhadap Hasil Riset: Memfasilitasi penyebaran luas karya-karya ilmiah (seperti artikel jurnal yang sudah terbit, tesis, disertasi, laporan penelitian, prosiding konferensi) yang dihasilkan oleh komunitas institusi tersebut.
3. Meningkatkan Visibilitas dan Jejaring Institusi: Dengan struktur yang mendukung OAI-PMH, repositori EPrints dapat dengan mudah di-harvest oleh mesin pencari akademik seperti Google Scholar, sehingga meningkatkan keterlihatan dan dampak penelitian institusi.

Karakteristik Khas EPrints

Ciri utama EPrints adalah fleksibilitas dalam menyimpan berbagai jenis objek digital dan kemampuan kustomisasi metadata yang kuat.

• Koleksi Beragam: Dapat menyimpan tidak hanya artikel, tetapi juga gambar, dataset penelitian, audio, video, buku, dan materi pembelajaran.
• Kustomisasi Metadata: Administrator dapat menyesuaikan skema metadata untuk berbagai jenis karya, memungkinkan katalogisasi yang sangat detail.
• Pencarian dan Penelusuran Canggih: Dilengkapi dengan fitur pencarian teks lengkap (full-text search) dan penelusuran berdasarkan bidang metadata tertentu seperti penulis, judul, atau tahun.
• Manajemen Akses yang Sederhana: Umumnya memiliki alur kerja pengajuan yang lebih langsung, seringkali melibatkan author (penulis) yang mengunggah karyanya, dan editor atau administrator yang melakukan verifikasi dan penerbitan akhir ke dalam repositori.

Siapa Pengguna Ideal EPrints?

EPrints sangat cocok untuk:

• Perguruan Tinggi dan Universitas yang ingin membangun repositori institusional untuk mengumpulkan, melestarikan, dan memamerkan seluruh output intelektual civitas akademikanya. Banyak kampus di Indonesia seperti UNY, UNDIP, dan UAD telah menggunakannya.
• Lembaga Penelitian yang perlu mengelola dan membagikan dataset, laporan teknis, dan publikasi internal.
• Organasi apa pun yang membutuhkan arsip digital terstruktur untuk dokumen-dokumen penting.

Analisis Perbandingan: OJS vs EPrints

Setelah memahami kedua platform secara terpisah, mari kita lihat perbandingan langsungnya berdasarkan beberapa aspek kunci.

1. Tujuan Utama dan Fungsionalitas Inti

Perbedaan ini adalah yang paling mendasar. OJS adalah sistem penerbitan jurnal (publishing system). Ia mengelola proses dinamis yang melibatkan penilaian, penyuntingan, dan seleksi untuk menghasilkan suatu terbitan (issue) jurnal. Sebaliknya, EPrints adalah sistem repositori (repository system). Fungsinya lebih statis: menerima, mengkatalogisasi, menyimpan, dan memamerkan karya yang sudah jadi. OJS berorientasi pada proses produksi, sedangkan EPrints berorientasi pada penyimpanan dan akses.

2. Alur Kerja dan Kompleksitas

Alur kerja OJS cenderung lebih kompleks dan multi-tahap, dirancang untuk mengakomodasi proses double-blind peer review yang memakan waktu. Banyak peran yang terlibat dengan hak akses yang berbeda-beda. Sementara itu, alur kerja EPrints biasanya lebih sederhana dan linear: unggah, verifikasi metadata oleh staf, lalu publikasi. Prosesnya lebih menekankan pada akurasi metadata daripada penilaian substantif terhadap isi.

3. Fleksibilitas Jenis Konten

EPrints unggul dalam hal fleksibilitas format. Ia didesain untuk menjadi “gudang digital” yang dapat menampung hampir semua jenis file (PDF, HTML, JPEG, TIFF, MP3, AVI). OJS, meski bisa menangani file pendukung, terutama dioptimalkan untuk mengelola naskah artikel jurnal (biasanya dalam format DOC dan PDF) beserta metadata terkait proses penerbitannya.

4. Kustomisasi dan Kebutuhan Teknis

Keduanya adalah perangkat lunak open-source yang memungkinkan kustomisasi tinggi. Namun, tingkat kesulitan dan fokus kustomisasinya berbeda. Kustomisasi OJS sering seputar tema tampilan, alur kerja editorial, dan integrasi dengan layanan penerbitan (seperti CrossRef, ORCID). Kustomisasi EPrints banyak berpusat pada skema metadata, tipe karya, dan bentuk tampilan repositori. Dari sisi teknis, keduanya membutuhkan server web (seperti Apache), database (MySQL), dan bahasa pemrograman tertentu (PHP untuk OJS, Perl untuk EPrints). Instalasi dan pemeliharaan keduanya membutuhkan keahlian teknis, atau dapat menggunakan jasa penyedia layanan profesional.

5. Dampak dan Pengukuran

OJS membantu meningkatkan kredibilitas dan standar jurnal melalui proses editorial yang kuat. Keberhasilan diukur melalui akreditasi (seperti SINTA), indeksasi di database bereputasi, dan faktor dampak. EPrints bertujuan meningkatkan visibilitas dan aksesibilitas karya sebuah institusi. Keberhasilannya diukur melalui jumlah unduhan, keterlihatan di mesin pencari, dan pemenuhan mandat akses terbuka institusi atau donor.

Kesimpulan dan Rekomendasi Strategis

Pilihan antara OJS dan EPrints bukanlah soal mana yang “lebih baik,” melainkan mana yang lebih tepat untuk kebutuhan spesifik Anda.

Gunakan Open Journal Systems (OJS) jika:

• Anda adalah pengelola jurnal ilmiah (baru atau existing) yang ingin menjalankan proses peer-review dan penerbitan secara profesional, terstruktur, dan transparan.
• Tujuan utama Anda adalah menerbitkan jurnal periodik (bulanan, triwulanan, dsb.) dengan volume dan isu yang teratur.
• Anda ingin meningkatkan kredibilitas, standar, dan akreditasi jurnal Anda.
• Fokus konten Anda adalah artikel penelitian yang melalui proses kurasi editorial.

Gunakan EPrints jika:

• Anda adalah sebuah institusi (universitas, lembaga penelitian) yang ingin membangun repositori tunggal untuk mengumpulkan semua output intelektual.
• Anda perlu mengarsipkan berbagai jenis material tidak hanya artikel jurnal, tetapi juga tesis, disertasi, dataset, prosiding, laporan teknis, dan materi pembelajaran.
• Tujuan utama Anda adalah mendokumentasikan, melestarikan, dan mempromosikan karya-karya yang telah dihasilkan, serta memenuhi kebijakan akses terbuka institusi.
• Anda menginginkan peningkatan visibilitas kolektif institusi di dunia digital.

Sebuah Strategi Sinergis:
Banyak universitas besar justru menggunakan kedua platform secara bersamaan dalam sebuah strategi yang saling melengkapi. Mereka menggunakan:

• OJS untuk mengelola dan menerbitkan jurnal-jurnal ilmiah resmi yang dimiliki oleh fakultas atau pusat studi mereka. Setelah artikel terbit di jurnal OJS (mungkin juga di jurnal eksternal), versi akhir yang diizinkan (post-print) kemudian…
• Diarsipkan ke dalam EPrints repositori institusional. Dengan demikian, EPrints menjadi jendela tunggal yang menunjukkan seluruh produktivitas penelitian universitas, sekaligus melestarikan dan menyebarluaskannya secara terbuka.

Dengan demikian, keputusan yang paling cerdas adalah dengan mendefinisikan dengan jelas tujuan Anda: apakah ingin menerbitkan atau mengarsipkan? Jawaban dari pertanyaan mendasar ini akan secara langsung menuntun Anda pada platform yang paling mampu mewujudkan visi keilmuan dan strategi diseminasi pengetahuan yang Anda miliki. Dalam lanskap akademik digital yang terus berkembang, baik OJS maupun EPrints tetap menjadi pilar penting yang mendukung transparansi, aksesibilitas, dan kemajuan ilmu pengetahuan.